Professionelle Kommunikation: Mittel, Funktionen, Prinzipien der Ablauforganisation

2024 Autor: Miguel Ramacey | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 06:16

Professionelle Kommunikation ist unerlässlich, damit Menschen in einem Unternehmen effektiv miteinander kommunizieren können. Das Arbeitstempo des gesamten Unternehmens hängt direkt davon ab, wie schnell und zugänglich die Übertragung von Informationen erfolgt.

Professionelle Kommunikation spielt eine wichtige Rolle, um die effektivsten Entscheidungen zu treffen und sie dem Team mitzuteilen. Sind sie schlecht etabliert, drohen negative Folgen, die sich in Fehlern bei den getroffenen Entscheidungen, im Entstehen von Missverständnissen zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten sowie in der Verschlechterung der zwischenmenschlichen Beziehungen äußern können.

Begriffsdefinition

Professionelle Kommunikation sind Interaktionen, die im Bereich der offiziellen Beziehungen durchgeführt werden. Ihr Hauptziel ist es, die beabsichtigten Ergebnisse zu erzielen, die gestellten Aufgaben zu lösen und bestimmte Aktivitäten zu optimieren. Gleichzeitig nimmt jeder der Teilnehmer an professioneller Kommunikation teilhat seinen eigenen Status als Vorgesetzter, Untergebener, Kollege oder Partner.

In den Fällen, in denen Menschen auf verschiedenen Ebenen der Karriereleiter (Performer und Manager) miteinander kommunizieren, können wir von untergeordneter Kommunikation sprechen. Immerhin ist hier die Vertikale der Beziehungen deutlich sichtbar. Bei der Umsetzung der Interaktion nach dem Prinzip der gleichberechtigten Zusammenarbeit können wir von horizontaler Kommunikation sprechen.

Relevanz des Problems

Professionelle Kommunikation ist für Menschen eine tägliche Erfahrung. Sie findet am Arbeitsplatz und in Schulen, Universitäten und Behörden statt. Dies ist eine Kommunikation zwischen Schülern und Lehrern, Untergebenen und Vorgesetzten, Konkurrenten, Partnern und Kollegen. Um das vor ihm liegende Ziel zu erreichen, muss jeder mit den Mitteln und Prinzipien solcher Kommunikation vertraut sein, denn Partner müssen in der gleichen Sprache kommunizieren (sowohl wörtlich als auch im übertragenen Sinne), eine gemeinsame soziale Erfahrung haben und einander verstehen.

Einh altung der Grundregeln der geschäftlichen Kommunikation

Wie gest altet man die Kommunikation in der beruflichen Tätigkeit so effektiv wie möglich? Dazu ist die Erfüllung einer Reihe von Bedingungen erforderlich. Zunächst einmal sollte die Kommunikation einen klaren Zweck haben. Gleichzeitig ist das Interesse aller an diesem Prozess Beteiligten wichtig, um ihn zu erreichen. Ein Beispiel ist der Abschluss einer Vereinbarung, der Aufbau von Beziehungen, die Koordinierung von Veranst altungen, die Entwicklung der günstigsten Bedingungen für eine Zusammenarbeit usw.

An alleTeilnehmer an beruflicher und geschäftlicher Kommunikation müssen miteinander in Kontakt treten, und zwar unabhängig von persönlichen Vorlieben oder Abneigungen. Gleichzeitig sind Unterordnung, Berufsrollen, Geschäftsetikette und formelle Beschränkungen zwingend einzuh alten. Das letztere Konzept impliziert nicht nur die Implementierung verschiedener Protokolle, Routinen und Vorschriften, sondern auch das banale Bedürfnis, die Macht der eigenen Emotionen zu kontrollieren und den Gesprächspartner zu respektieren.

Außerdem ist eine der notwendigen Voraussetzungen für die effektivste Umsetzung der Geschäftskommunikation in berufliche Aktivitäten ihre Handhabbarkeit. Um einen solchen Moment sollte sich zunächst der Firmenchef als derjenige kümmern, der am meisten an der Lösung der Aufgaben interessiert ist, vor denen das Team steht. Ihm ist es wichtig, seine Mitarbeiter zu motivieren, die beste Lösung zu finden, denn sonst bleiben sie passive Beobachter, die keine Ideen einbringen.

Business-Kommunikationstools

Professionelle Kommunikation ist ein sinnvoller Wunsch einer Person oder einer ganzen Gruppe von Menschen, einen Mitarbeiter oder das ganze Team zu einer Aktion zu motivieren, die die Situation irgendwie verändern oder das Gespräch in eine andere Richtung lenken kann.

Für die Umsetzung des Plans stehen eine Reihe von Tools zur Verfügung. Zu den Mitteln der professionellen Kommunikation gehören also:

1. Normale Post. Von allen Mitteln der Geschäftskommunikation ist es das älteste. Und in dieser Hinsicht hat die traditionelle Post eine Reihe vonMängel. Sie bestehen in einer niedrigen Nachrichtenübertragungsgeschwindigkeit, einer komplexeren Gest altung von Briefen (im Vergleich zu anderen Kommunikationsarten) usw. Ganz zu schweigen davon, dass dieses System nicht immer auf dem richtigen Niveau funktioniert. Aber auch heute noch wird der Postweg als professionelles Kommunikationsmittel genutzt. Sein Hauptvorteil ist eine sehr akzeptable Möglichkeit, wichtige Dokumente zwischen Partnern zu übertragen. In Geschäftsbeziehungen kann auch ein solches Verfahren wie die Übermittlung von Telegrammen verwendet werden. Dieser Service wird auch per Post angeboten.
2. Telefonverbindung. Dies ist ein sehr effizientes Mittel der Geschäftskommunikation. Telefonische Verhandlungen sind jedoch nicht rechtsverbindlich. Dieser Punkt sollte bei der Verwendung professioneller Kommunikation berücksichtigt werden, während andere Mittel verwendet werden.
3. E-Mail. Dieses relativ neue Mittel der Geschäftskommunikation erfreut sich wohlverdienter Beliebtheit. Einer der Hauptvorteile ist die Kombination der Form der schriftlichen Kommunikation (fester Text) mit den Qualitäten der mündlichen Kommunikation in Form der Geschwindigkeit der Informationsübertragung und der Möglichkeit, eine fast sofortige Antwort zu erh alten. Diese Eigenschaften machen E-Mail zu einem der wichtigsten Mittel zur Übermittlung informeller Nachrichten.
4. Fax. Mit einem speziellen Gerät können Sie sehr schnell eine Kopie eines beliebigen Dokuments an Ihren Partner übertragen. Geschwindigkeit ist ein unbestrittener Vorteil der Faxkommunikation. Auf diese Weise übermittelte Dokumente haben jedoch keine Rechtskraft, weil sie keine habenOriginalunterschriften und Siegel. Deshalb wird das Fax als Kommunikationsmittel in den meisten Fällen nur für die zeitnahe Übermittlung von Dokumenten genutzt. Sie können nur dann zur Ausführung angenommen werden, wenn ihnen die Originale per Post nachgeschickt werden. Es ist zu beachten, dass es verboten ist, Dokumente, die mit „Für den offiziellen Gebrauch“oder „Vertraulich“gekennzeichnet sind, per Fax zu versenden.

Geschäftskommunikation

Mündlicher Kontakt war schon immer das Herzstück professioneller Kommunikation. Es wird zwischen Personen durchgeführt, die durch die Interessen des Falls miteinander verbunden sind und auch über die erforderlichen Befugnisse verfügen, um die aufgetretenen Probleme zu lösen und Partnerschaften aufzubauen.

Solche Gespräche sind ein professionelles Kommunikationsmittel, das alle Vorteile verkörpert, die der telefonischen Kommunikation und dem Austausch schriftlicher Informationen fehlen. Tatsache ist, dass Geschäftskommunikation:

• unter engen Kontaktbedingungen durchgeführt, wenn es möglich ist, sich auf nur einen Gesprächspartner oder eine kleine Gruppe von Personen zu konzentrieren;
• schafft die Bedingungen, unter denen persönliche Beziehungen aufgebaut werden können;
• bedeutet direkten Kontakt.

Geschäftsgespräche beziehen sich in erster Linie auf mündliche Rede. Und es weist im Vergleich zur schriftlichen Form eine Reihe signifikanter Unterschiede auf. Während eines solchen Gesprächs wird es möglich, den Gesprächspartner oder eine Gruppe von Personen direkt zu beeinflussen. Dabei kommen Gestik und Mimik, Tonfall und so weiter zum Einsatz. Außerdem,Face-to-Face-Kommunikation lässt keine Zeit zum Vordenken. Aus diesem Grund werden in einem Geschäftsgespräch oft zwanglose Kommunikationsformen sowie einige stilistische und grammatikalische Merkmale verwendet.

Als Grundlage professioneller Kommunikation verwendet, zeichnet sich das Geschäftsgespräch vor allem durch den logischen Gedankenaufbau aus. Basierend auf der bestehenden Praxis kann argumentiert werden, dass Geschäftsleute, die hervorragend im Umgang mit Urteilen und Konzepten sind, die in der Lage sind, überzeugend zu beweisen und korrekte Schlussfolgerungen zu ziehen, viel schneller erfolgreich sind als Geschäftsleute, die diese Fähigkeiten nicht besitzen.

Professionelle Gespräche haben ihre eigene psychologische Kultur. Es liegt in der Fähigkeit von Gesprächspartnern, einen guten Eindruck auf andere zu machen, eine freundliche Atmosphäre des Treffens zu schaffen, spezielle Techniken anzuwenden, die vor falschen Fragen schützen, ihren Gegnern bis zum Ende zuzuhören und gegebenenfalls ihre Argumente zu widerlegen, a Technik, die eine konfliktfreie Kommunikation ermöglicht.

Interkulturelle Beziehungen

Heute wird die Welt zunehmend vom Prozess der Globalisierung erfasst. Deshalb steht die interkulturelle Fachkommunikation im Vordergrund. Für die Umsetzung werden Spezialisten benötigt, die nicht nur eine Fremdsprache beherrschen. Sie müssen es in Bezug auf die Geschäftskommunikation beherrschen.

Meist findet eine solche professionelle Kommunikation auf Englisch statt. Es ist das wichtigste Kommunikationsmittel inzwischenstaatliche Ebene.

Englisch im Bereich der beruflichen Kommunikation ist eine modernisierte und vereinfachte Version der englischen Sprache im Allgemeinen. Es zeichnet sich durch das Vorhandensein von Standardklischeephrasen sowie allerlei Muster aus. Ein Spezialist muss sie kennen und in bestimmten Situationen anwenden können.

Wird ein Dolmetscher von einem Geschäftsmann zu einem Geschäftstermin eingeladen, geht ein solcher Fachmann in der beruflichen Kommunikation nicht nur von seiner Lebenserfahrung und dem in seinem kulturellen Umfeld akzeptierten Verh alten aus. Die Berücksichtigung der Besonderheiten im Verh alten anderer Völker hilft, Missverständnisse, Fehler und Probleme im Gespräch zu vermeiden.

In der interkulturellen beruflichen Kommunikation ist es notwendig, die zwischenmenschlichen Beziehungsnormen zu kennen, die in einer bestimmten Gesellschaft akzeptiert werden. Nämlich - nonverbale und verbale Kommunikationssprachen. Die ersten umfassen verschiedene wortlose Signale, die Kommunikationsteilnehmer untereinander senden. Sie tun dies oft unbewusst. Es sollte bedacht werden, dass die Kenntnis nonverbaler und verbaler Sprachen in der professionellen Kommunikation interkultureller Natur der Schlüssel zu einem erfolgreichen Meeting ist. Ein Fachmann sollte die von einem bestimmten Volk angenommene Klangfarbe, die Lautstärke der Aussprache, die Intonation, den Gesichtsausdruck, die Körperh altung usw. kennen. Die Normen für ihre Verwendung während eines Gesprächs können einige Unterschiede aufweisen. Ein Paradebeispiel ist das traditionelle amerikanische Lächeln. In Russland gilt es als unaufrichtig und künstlich. Amerikanerim Gegenteil, sie glauben, dass die Russen zu düster, unhöflich und ernst sind.

Ausbildung von Spezialisten

Wie werden Probleme mit der zwischenstaatlichen Geschäftskommunikation gelöst? Erfolgreiche Verhandlungen erfordern die Anwesenheit eines hochqualifizierten Übersetzers im Bereich der professionellen Kommunikation, der sowohl über spezielles als auch über allgemeines kulturelles Wissen verfügt. Russische Universitäten bilden solche Spezialisten aus.

Gleichzeitig wird ein Programm namens "Übersetzer im Bereich der beruflichen Kommunikation" aktiv genutzt. Es vermittelt die Fähigkeiten, um im heutigen geschäftlichen und kulturellen Austausch effektiv zu kommunizieren.

Hauptfunktionen

Zu den Merkmalen professioneller Kommunikation gehört ihr ziemlich komplexes System. Es besteht aus vielen Ebenen, die nicht nur eine bestimmte Organisation, sondern auch das externe Umfeld abdecken. Betrachten Sie die Hauptfunktionen der professionellen Kommunikation.

1. Information. Professionelle Kommunikation soll die Rolle eines bestimmten Vermittlers spielen. Mit seiner Hilfe werden Ideen, Entscheidungen und Nachrichten zwischen Mitarbeitern ausgetauscht. Die Informationsfunktion der Geschäftskommunikation ist notwendig, um die Ziele der Organisation zu erreichen und die während dieses Prozesses auftretenden Probleme zu beseitigen.
2. Motivation. Professionelle Kommunikation trägt zum Wunsch der Mitarbeiter bei, ihre Aufgaben besser zu erfüllen. Das ist die Motivationsfunktion.professionelle Kommunikation. In diesem Fall verwendet der Leiter Mittel wie Befehl, Überzeugung, Vorschlag und Aufforderung.
3. Kontrolle. Durch hierarchische Unterordnung dient diese Funktion dazu, das Verh alten von Mitarbeitern des Unternehmens zu überwachen.
4. Expressiv. Mit Hilfe dieser Funktion trägt professionelle Kommunikation durch den Ausdruck von Erfahrungen und Gefühlen über das Geschehene zur Befriedigung sozialer Bedürfnisse bei.
5. Kommunikativ. Diese Funktion ist sehr spezifisch. Mit seiner Hilfe werden typische Fehler und Probleme, die in der Geschäftskommunikation aufgetreten sind, identifiziert und behoben sowie Grundsätze für optimales Verh alten formuliert.

Die Funktionen professioneller Kommunikation können auch unter dem Gesichtspunkt der Lebenssicherung des gesamten Unternehmens betrachtet werden. In diesem Fall geschieht Folgendes:

1. Regulatorische Funktion. Bei der Kommunikation gibt es eine indirekte oder direkte Auswirkung auf den Mitarbeiter, der das Objekt der Führung ist. Eine solche Funktion trägt zur Organisation gemeinsamer Aktionen im Team, zur Koordination und Optimierung aller vom Team durchgeführten Aktionen durch den Leiter bei.
2. Soziale Kontrollfunktion. Alle Methoden zur Lösung der Probleme der Organisation sowie ihre Arbeitsformen und -prinzipien haben einen ausgeprägten normativen Charakter. Die Regelung all dieser Bestimmungen, die in den Anweisungen und Anordnungen des Leiters enth alten sind, trägt dazu bei, die Organisation und Integrität der Institution sowie die Kohärenz der gemeinsamen Handlungen jedes Teammitglieds sicherzustellen. Um diese Richtung beizubeh alten undihre soziale Kontrolle professionelle Kommunikation ausüben.
3. Sozialisierungsfunktion. Es ist eine der Hauptaufgaben jeder Führungskraft. Diese Funktion ermöglicht es jungen Mitarbeitern, an gemeinsamen Aktivitäten teilzunehmen, die beginnen, Kommunikationsfähigkeiten und -fähigkeiten zu beherrschen, lernen, sich in einer Kommunikationssituation zurechtzufinden, zu sprechen und zuzuhören. All dies ist nicht nur zum Zweck der zwischenmenschlichen Anpassung, sondern auch für die Umsetzung beruflicher Aktivitäten sehr wichtig. Gleichzeitig erwerben junge Menschen eine tolerante, interessierte und wohlwollende H altung gegenüber anderen Mitarbeitern und Handlungsfähigkeit zur Erfüllung einer gemeinsamen Aufgabe.
4. Sozialpädagogik. Im Prozess der professionellen Kommunikation findet ein Prozess der Schulung, Ausbildung und Entwicklung der Persönlichkeit des Mitarbeiters statt, bei dem ihm praktische Erfahrungen übertragen werden. Durch systematische Kontakte, die im Rahmen gemeinsamer Aktivitäten entstehen, gewinnen alle Kommunikationsteilnehmer Kenntnisse sowohl über sich selbst als auch über Partner sowie über die besten Möglichkeiten zur Lösung der Aufgaben, vor denen das Team steht. Die Beherrschung praktischer Fähigkeiten wird für einige Mitarbeiter manchmal zu einem möglichen Ausgleich für fehlendes Fachwissen. Und dafür sorgt die sozialpädagogische Funktion der Kommunikation.

Richtlinien

Professionelle Kommunikation basiert auf:

1. Interpersonalität. Eine solche Kommunikation zeichnet sich durch Vielseitigkeit und Offenheit der Interaktion zwischen Menschen aus. Dieses Prinzip basiert auf dem persönlichen Interesse aneinander. Und das trotzdass die Kommunikation geschäftsorientiert ist. Eine solche Kommunikation trägt zwangsläufig die Züge des zwischenmenschlichen Kontakts.
2. Zielstrebigkeit. Dieses Prinzip der professionellen Kommunikation ist vielseitig, denn der Prozess der Geschäftskommunikation trägt neben der beabsichtigten Informationslast auch ein zugrundeliegendes Ziel. Beispielsweise möchte ein Leiter, der das Team über die ihm vorliegenden statistischen Daten informiert, auf die problematischen Aspekte eines bestimmten Tätigkeitsbereichs hinweisen. Gleichzeitig versucht er höchstwahrscheinlich auf einer unbewussten Ebene, den Anwesenden seine Eloquenz, Gelehrsamkeit und Intelligenz zu demonstrieren.
3. Kontinuität. Dies ist ein weiterer Grundsatz professioneller Kommunikation. Es besteht darin, dass wir, indem wir in das Blickfeld unseres Geschäftspartners geraten, zu Initiatoren des kontinuierlichen Kontakts mit ihm werden. Dabei findet Kommunikation nicht nur auf der verbalen Ebene statt. Der Partner erhält laufend Verh altensbotschaften, aus denen er entsprechende Schlüsse ziehen kann.
4. Mehrdimensionalität. Im Rahmen professioneller Kommunikation werden mindestens zwei Aspekte zwischenmenschlicher Beziehungen verwirklicht. Die erste davon ist die Übermittlung von Geschäftsinformationen und die Pflege des erstellten Kontakts. Die zweite ist die Übersetzung einer emotionalen Einstellung gegenüber einem Partner (sie kann positiv und negativ sein).

Professionelle Kommunikationsethik

Jeder Teilnehmer an der Geschäftskommunikation muss über Folgendes verfügen:

1. Ehrlichkeit. Mit einem solchen Charakterzug verzichten die Menschen auf betrügerische Taten und Betrug. Allerdings sogarwer redlichkeit für einen unverzichtbaren standard des geschäftsverh altens hält, muss manchmal trotzdem lügen. In diesem Fall müssen die Menschen eine Wahl zwischen Alternativen treffen, die sie nicht zufrieden stellen. Allerdings muss immer die Wahrheit gesagt werden. Lügen ist nur gerechtfertigt, wenn man das kleinere von zwei Übeln wählt, wenn die Umstände dies erfordern.
2. Integrität. Diese einem Menschen innewohnende Eigenschaft findet seinen Ausdruck in der Einheit seines Handelns und Glaubens. Anständiges Verh alten ist das genaue Gegenteil von Doppelzüngigkeit und Heuchelei. Solch eine Person wird immer tun, was er versprochen hat. Beispielsweise wird ein Mitarbeiter seinem Kollegen bei der Erfüllung eines Arbeitsauftrags auf jeden Fall helfen. Das wird passieren, auch wenn es ihm nicht so leicht fällt, aber er hat es versprochen.
3. Gerechtigkeit. Diese Charaktereigenschaft impliziert die Abwesenheit von Voreingenommenheit und Objektivität bei der Beurteilung anderer Menschen und ihrer Handlungen.
4. Verantwortung. Diese Eigenschaft eines Teilnehmers an Geschäftsbeziehungen zeigt sich darin, inwieweit er für seine Worte verantwortlich ist, moralische Standards beachtet und seine Verpflichtungen erfüllt.